Mediante el decreto 561/2016 (B.O. 7/4/2016) se aprobó la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE— como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional. Dicho sistema actuará como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos, en reemplazo del ComDoc u otros sistemas de gestión documental en uso, y deberá ser utilizado para la totalidad de las actuaciones administrativas por todas las entidades y jurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la ley 24.156, a saber:

a) Administración Nacional, conformada por la Administración Central y los Organismos Descentralizados, comprendiendo en estos últimos a las Instituciones de Seguridad Social.

b) Empresas y Sociedades del Estado que abarca a las Empresas del Estado, las Sociedades del Estado, las Sociedades Anónimas con Participación Estatal Mayoritaria, las Sociedades de Economía Mixta y todas aquellas otras organizaciones empresariales donde el Estado nacional tenga participación mayoritaria en el capital o en la formación de las decisiones societarias.

c) Entes Públicos excluidos expresamente de la Administración Nacional, que abarca a cualquier organización estatal no empresarial, con autarquía financiera, personalidad jurídica y patrimonio propio, donde el Estado nacional tenga el control mayoritario del patrimonio o de la formación de las decisiones, incluyendo aquellas entidades públicas no estatales donde el Estado nacional tenga el control de las decisiones.

d) Fondos Fiduciarios integrados total o mayoritariamente con bienes y/o fondos del Estado nacional.

que componen el Sector Público Nacional, deberán utilizar el sistema GDE para la totalidad de las actuaciones administrativas, de acuerdo al cronograma que fije el MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en reemplazo del ComDoc u otros sistemas de gestión documental en uso.

 

Texto completo de la norma

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Decreto 561/2016

Apruébase implementación.

Bs. As., 06/04/2016

VISTO la Ley N° 25.506, el Decreto N° 2628 del 19 de diciembre del 2002, el Decreto N° 333 del 19 de febrero de 1985, el Decreto N° 13 de fecha 10 de diciembre de 2015, el Decreto N° 13 del 5 de enero de 2016 y el Expediente N° CUDAP: EXP-JGM 0005914/2016, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley N° 25.506 establece el valor jurídico del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 dispone que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.

Que por el artículo 23 octies de la Ley de Ministerios (Ley N° 22.520, texto ordenado por Decreto N° 438/92, y sus modificatorias), se estableció entre las competencias del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN las de diseñar, coordinar e implementar la incorporación y mejoramiento de los procesos, tecnologías, infraestructura informática y sistemas y tecnologías de gestión de la Administración Pública Nacional; actuar como Autoridad de Aplicación del régimen normativo que establece la infraestructura de firma digital para el sector público nacional; e intervenir en el desarrollo de sistemas tecnológicos con alcance transversal o comunes a los organismos y entes de la Administración Pública Nacional, Centralizada y Descentralizada.

Que la creación del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN se enmarca en las políticas del Gobierno Nacional tendientes a impulsar la jerarquización del empleo público y su vínculo con las nuevas formas de gestión que requiere un Estado moderno, como así también en el desarrollo de tecnologías aplicadas a la Administración Pública Nacional Centralizada y Descentralizada, que acerquen al ciudadano a la gestión de la Administración Pública Nacional.

Que por el Decreto N° 13/16 se encomienda a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, entre otras, las funciones de entender en las propuestas e iniciativas de transformación, innovación, mejora continua e integración de los procesos transversales y sistemas centrales de soporte de gestión del Sector Público Nacional, a partir del desarrollo y coordinación de políticas, marcos normativos, capacidades, instrumentos de apoyo y plataformas tecnológicas; y en el marco regulatorio del régimen relativo a la validez legal del documento y firma digital, así como intervenir en aquellos aspectos vinculados con la incorporación de estos últimos a los circuitos de información del Sector Público Nacional y con su archivo en medios alternativos al papel.

Que el fortalecimiento de las capacidades institucionales del Sector Público Nacional requiere la implementación de sistemas electrónicos de gestión documental, con el objetivo de acelerar los trámites, aumentar la transparencia, facilitar el acceso a la información, posibilitar la integración e interoperabilidad de los sistemas de información y dotar a los organismos de una herramienta moderna para elevar la calidad de la gestión.

Que en el marco de la política de modernización de la Administración Pública que impulsa el Gobierno Nacional, resulta necesario implementar en el ámbito del Sector Público Nacional la paulatina y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración de modo de dotarlos de mayores niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad.

Que actualmente se encuentran en desarrollo diversos proyectos encaminados a la digitalización de procesos tales como el sistema de compras electrónicas, el sistema de gestión integral de recursos humanos y el sistema de gestión documental; estos procesos requieren ineludiblemente del desarrollo de una plataforma horizontal que permita la creación, registro y archivo de documentos electrónicos.

Que el empleo de dichos medios informáticos y telemáticos en la sustanciación de las actuaciones y los expedientes administrativos, permitirá mayor control y seguridad en la tramitación de los mismos; posibilitará una única numeración y minimizará la utilización de documentos basados en papel, sin menoscabo alguno a la seguridad jurídica.

Que paralelamente, con la adopción de dichas medidas, se logrará incrementar el acceso a la información pública por parte de la ciudadanía y se permitirá alcanzar mayor celeridad y simplificación en las gestiones administrativas.

Que es necesario disponer de una plataforma de gestión de expedientes y administración electrónica, que incluya la compatibilidad y optimización de los procedimientos internos de gestión, reemplazando los expedientes en papel por expedientes electrónicos integrados en su totalidad por documentos digitales para lograr la despapelización de la administración pública tal como lo prevé la Ley N° 25.506.

Que para reemplazar el expediente en papel por el expediente electrónico, se requiere de un sistema electrónico de gestión documental que contenga y administre todas las reglas para generar y almacenar digitalmente documentos oficiales electrónicos, incluyendo funciones tales como generación, comunicación, firma individual y firma conjunta entre funcionarios, guarda y conservación, búsquedas por contenido, niveles de acceso, asignación de fecha y hora, y otras funcionalidades que garanticen la disponibilidad de la documentación oficial.

Que el Sector Público Nacional debe dotarse de una infraestructura tecnológica robusta, escalable, sustentable en el tiempo y eficiente, que tenga en miras aumentar la productividad, establecer una estrategia común de implementación de sistemas, evitar la diversidad de tecnologías tanto de software como de hardware, proporcionar servicios avanzados de desarrollo, y facilitar la implantación.

Que las entidades y jurisdicciones que componen el Sector Público Nacional cuentan con diferentes sistemas de gestión documental, entre los que se encuentra el ComDoc, pero ninguno de ellos es totalmente electrónico sino que mantienen el expediente en papel en forma simultánea.

Que es necesario entonces unificar el sistema de gestión documental mediante el uso compartido de un mismo sistema que permita la tramitación integral en formato electrónico, pases entre organismos y accesos remotos, reemplazando el uso del papel.

Que el Decreto N° 333/85 por el cual se aprueban las normas para la elaboración, redacción y diligenciamiento de actos y documentación administrativa que se utilizan en las actuaciones realizadas en soporte papel, no resulta de aplicación a los documentos electrónicos dadas las características tecnológicas de los sistemas informáticos.

Que a fin de optimizar la política de implementación de sistemas transversales para la administración pública, es necesario fortalecer el funcionamiento de la Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina mediante la asignación de las funciones y obligaciones establecidas en los artículos 13 y 14 del Decreto N° 2628/02 a la SECRETARIA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA y al MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y la función de organismo auditante a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN.

Que han tomado debida intervención la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN.

Que la presente medida se dicta en ejercicio de las atribuciones conferidas por el artículo 99, incisos 1 y 2 de la CONSTITUCIÓN NACIONAL.

Por ello,

EL PRESIDENTE
DE LA NACIÓN ARGENTINA
DECRETA:

Artículo 1° — Apruébase la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE— como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional. Dicho sistema actuará como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos.

Art. 2° — Las entidades y jurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 que componen el Sector Público Nacional, deberán utilizar el sistema GDE para la totalidad de las actuaciones administrativas, de acuerdo al cronograma que fije el MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en reemplazo del ComDoc u otros sistemas de gestión documental en uso.

Art. 3° — Desígnase a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, o a quién ésta designe, como administradora del sistema GDE y en consecuencia le compete:
a) Administrar en forma integral el Sistema;
b) Habilitar a los administradores locales;
c) Actualizar el nomenclador de actuaciones y de tratas;
d) Actualizar las tablas referenciales;
e) Asignar usuarios y permisos;
f) Auditar y controlar el funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos al sistema;
g) Capacitar y prestar asistencia a los administradores locales del sistema.

Art. 4° — A los fines de la implementación y funcionamiento del sistema GDE, en los Ministerios, Secretarías y demás organismos que integran el Sector Público Nacional, su máxima autoridad designará los funcionarios que actuarán como Administradores Locales.

Art. 5° — Al Administrador Local le compete:
a) Habilitar a los usuarios internos y asignarles los niveles de autorización operativa;
b) Actualizar las tablas de sectores internos de la repartición;
c) Capacitar y prestar asistencia a los usuarios internos de la repartición.

Art. 6° — Facúltase a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para la implementación del sistema aprobado por el artículo 1° del presente, y el funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión documental.

Art. 7° — La SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, a través de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, brindará la asistencia técnica y capacitación necesarias para la implementación y funcionamiento del sistema GDE en el Sector Público Nacional.

Art. 8° — Asígnanse al MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en su carácter de Autoridad de Aplicación de la Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina, las funciones establecidas en los incisos a), d) e i) del artículo 13 del Decreto N° 2628/02. Asimismo, fijará los aranceles establecidos en el artículo 16 del citado Decreto N° 2628/02.

Art. 9° — Asígnanse a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, las funciones establecidas en los incisos b), c), e), f), g), h), j), k), I), m), n), o) y p) del artículo 13 y las obligaciones definidas en el artículo 14, ambas del Decreto N° 2628/02.

Art. 10. — Instrúyese a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN para realizar las auditorías previstas en el Capítulo VII de la Ley N° 25.506. Los certificadores licenciados o en proceso de licenciamiento pertenecientes al sector privado abonarán el arancel de auditoría que fije el ente licenciante.

Art. 11. — Las normas contenidas en el Decreto N° 333/85 y sus normas complementarias y modificatorias no se aplican al sistema que se aprueba en el Artículo 1°.

Art. 12. — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — MACRI. — Marcos Peña. — Andrés H. Ibarra.