I- Aspectos formales de la foja especial de rúbrica

1) La Foja Notarial suscripta por escribano público deberá contener:

A) REQUIRENTE

– Número correlativo
– Denominación (razón o denominación social; Nombre y apellido del matriculado o denominación  consignada en el contrato de colaboración empresaria)
– Código de la entidad requirente (ingrese aquí para conocer el código correspondiente).
– Domicilio debiendo consignarse en forma completa tal como consta en el instrumento inscripto, aclarando si se trata de U. F. local, oficina o Departamento
– Datos de inscripción del último acto registrado

B) LIBROS A RUBRICAR (hasta cinco 5 libros por foja)

– Código de Libro (consulte los códigos, accediendo al Servicio de Ayuda de IGJ).
– Nombre del libro
– Número solicitado
– Cantidad de páginas o fojas.

C) INFORMACIÓN SOBRE LIBROS O ENTIDAD ANTERIOR

– Código de información (ver Anexo XII dela Resolución General I.G.J. Nº 07/05)
– INFORMACIÓN DE LIBROS: Indicar antecedentes (Número, fecha de rúbrica y última foja o página    utilizada del libro inmediato anterior al solicitado en el apartado B.

– INFORMACIÓN DE ANTECEDENTES SOCIETARIOS: datos de inscripción de la transformación del tipo societario, adecuación art. 124  L.S.C. y 204 del Anexo «A» de la Resolución General I.G.J. Nº 7/05, cambio de denominación, designación/renuncia de autoridades por carencia de libro de actas (art. 83 del Anexo A de la Res. Gral IGJ N° 07/05), etc.

En caso de extravío, robo, hurto, confiscación, depósito judicial y otros casos, se deberá acompañar denuncia policial, judicial o acta de secuestro del organismo que corresponda.

D) DATOS DEL REPRESENTANTE O TITULAR

Consignar únicamente los supuestos indicados en la foja notarial -carecen de capacidad los meramente autorizados- indicando los datos de inscripción del representante legal o número y fecha de la Resolución IGJ, en el supuesto de entidades Civiles.

2)  Comprobante de pago de la tasa Retributiva conforme tipo societario (excepto sociedades accionarias y entidades civiles).

FOJAS ARCHIVADAS O INCAUTADAS

Cuando una foja se encuentre en el Archivo de Protocolos Notariales del Colegio de Escribanos de la Capital Federal el nuevo escribano actuante deberá solicitar copia certificada de la misma para presentarla en rúbrica de libros. Las contestaciones que deba hacer, deben escribirse al dorso de la fotocopia.

En el caso de que se emitan obleas en dicha foja, deberá dirigirse nuevamente al Archivo de Protocolos Notariales con los libros correspondientes para que allí se adhieran dichas obleas.

El Archivo se encuentra en Alsina 2280, C.A.B.A y atiende en el horario de 9 a 15 hs.

II.- Solicitud de individualización y rúbrica de libros

Este trámite puede ser realizado mediante procedimiento normal o urgente.

La rúbrica de los primeros libros deberá efectuarse dentro de los noventa (90) días corridos contados desde la fecha de inscripción en el Registro Público de Comercio o de autorización para funcionar como persona jurídica o matriculación. Los libros posteriores o siguientes deben solicitarse cuando el libro antecedente se encuentra utilizado en un 75%, indicando en el apartado C) de la foja notarial los datos de rúbrica y número de la última página o folio utilizado.

Requisitos del trámite

La foja deberá presentarse de acuerdo a los recaudos indicados en los puntos 1 y 2 del apartado Aspectos formales de la Foja Especial de Rúbrica.

Libros continuadores

Se entiende por libros continuadores, cuando se solicitan más de dos libros, con idéntica denominación y numeración correlativa, en una o varias fojas notariales.

En el caso que se soliciten más de cinco (5) libros continuadores, deberá presentarse conjuntamente con la foja especial de rúbrica, una certificación contable o legal, según corresponda, justificando la necesidad de dicha rúbrica.

III.- Rectificación de Rúbrica

Este trámite puede ser realizado mediante procedimiento normal o urgente.

El trámite de «Rectificación» se debe presentar cuando se haya consignado en forma errónea el domicilio social o datos informados en el Sector «B» de la foja especial de rúbrica relativo a la cantidad y/o tipo de folios o páginas.

1) Foja Notarial suscripta por escribano público con la inserción «Rectificación» en el margen izquierdo con firma y sello del profesional. El domicilio a rectificar debe consignarse en el apartado C de la foja.

2) Comprobante de pago de la tasa Retributiva conforme tipo societario  (salvo para sociedades accionarias y entidades civiles).

IV.- Anulación y foja nueva

De acuerdo con el art. 312 del Anexo «A» dela Resolución General I.G.J. N° 07/05, si se ha consignado en forma errónea la denominación social en la foja presentada y se han emitido las obleas respectivas, debe subsanarse mediante la presentación de los siguientes requisitos:

 1) Nueva Foja Notarial debidamente timbrada, consignando la denominación correcta e indicando el número de Foja Notarial que se reemplaza.

2) Foja en la cual conste la denominación incorrecta con la emisión de las rúbricas, las obleas emitidas y  en su caso, el o los libros en los cuales se hubieran adherido.

 3) Comprobante de pago de la tasa Retributiva conforme tipo societario (salvo para sociedades accionarias y entidades civiles).

Importante: No se recibirá el trámite si no se presentan en forma completa, todos los requisitos aquí detallados.

V.- Transferencia de libros de comercio

Este trámite puede ser realizado mediante procedimiento normal o urgente.

De acuerdo al art. 323 del Anexo «A» de la Resolución General I.G.J. N° 07/05, debe solicitarse transferencia de libros rubricados en los supuestos de transformación y/o cambio de denominación. Debe transferirse la totalidad de los libros que la entidad tenga en uso al tiempo de inscribirse o autorizarse dicho cambio.

1) Foja Notarial suscripta por escribano público con la inserción «Transferencia» en el margen izquierdo con firma y sello del profesional.

2) Comprobante de pago de la tasa Retributiva conforme tipo societario (salvo para sociedades accionarias y entidades civiles).

VI.- Reimpresión de obleas

Se solicita en aquellos casos contemplados en los artículos 318 a 320, con el recaudo establecido en el artículo 321 del Anexo «A» de la Resolución General I.G.J. Nº 7/05.

1) Foja Notarial suscripta por escribano público.

2) Deberá presentar las obleas o libros según corresponda.

3) Comprobante de pago de la tasa Retributiva conforme tipo societario (salvo para sociedades accionarias y entidades civiles).

VII.- Apertura de código

1) Certificación contable o legal (art. 312, párrafo 4 del Anexo «A» de la Resolución General IGJ Nº 7/05) sobre la solicitud de apertura de nuevos códigos con la firma legalizada por la Superintendencia de la matrícula.

2) Fotocopia de la Foja Notarial que será ingresada una vez otorgado el código, a efectos de proceder a la apertura del código especial. En caso de fideicomisos y fondos común de inversión, presentar documentación respaldatoria.

Otorgado el código, deberá presentar la Foja Notarial original.

VIII.- Pedidos de informes sobre libros

A) Formulario de Rúbrica Nº 1 (se adquiere solamente en caja de sección de rúbrica de libros).

B) Comprobante de pago de la tasa retributiva de servicios conforme tipo societario (salvo sociedades accionarias y entidades civiles).

C) Deberá ser solicitado por representante legal -acompañando inscripción- o apoderado legal -presentando poder- o una persona autorizada por representante legal, mostrando autorización escrita junto con la constancia de la inscripción del representante legal-.

Importante: Para la continuación de trámites que han sido archivados por haberse excedido el plazo de 35 días corridos, deberá presentar el Formulario Nº 1 de rúbrica de libros.

IX.- Informes periódicos contables

• Información anual sobre concordancia de la registración contable

VIGENCIA: Para aquellas entidades que posean Autorizaciones conforme al Articulo 61 de la LSC, emitidas con anterioridad a la Res IGJ (G) 7/05, la primer presentación  corresponde a partir de los ejercicios económicos finalizados el 31 de diciembre de 2006.

Cuando las autorizaciones conforme al Art 61 de la LSC fueran posteriores al año 2006 las presentaciones corresponden a partir del año en que se emitieron las mismas.

VENCIMIENTO DE LA PRESENTACIÓN: a los 120 días del cierre de cada ejercicio, fuera de este término la presentación es extemporánea.

REQUISITOS: tener presentados los periodos anteriores y los bianuales vencidos (de corresponder).

A) Se obtiene desde esta página web, ingresando en «Formularios» y seleccionando el trámite «Informe anual concordancia contable».

B) Nota de presentación del representante legal de la sociedad o quien posea poder suficiente cuya firma se encuentre certificada notarialmente respecto a la firma y cargo,  del que surja el ejercicio por el cual efectúa la presentación.

C) Informe especial firmado por Contador Público del que surja:

   i) Número de Identificación  de las  Autorizaciones en función de las que se dictamina,
ii)  Opinión fundada respecto a la concordancia entre los diseños utilizados en el ejercicio sobre el que se             dictamina con los autorizados,
iii) Opinión fundada respecto a la concordancia entre el sistema de registración contable utilizado y el                   autorizado.

D) Copia de las autorizaciones respecto a las que se dictamina en el ejercicio.

E) Copias de actas previstas en el art. 286 inc 6 y 7 de la Resolución General IGJ Nº 7/05.

F) Descripción exacta del sistema utilizado en el ejercicio económico.

G) Estado de actualización de los registros autorizados y no dados de baja en el ejercicio en estudio.

ARCHIVO EN LISTADOS:

i) Denominación de los listados,
ii) Detalle el primer y último folio utilizado y fechas de la primera y última registración,
iii) Metodología de archivo de los listados autorizados y exponer las fechas de la primera y la última          registración demostrando que cumple con el articulo 285 de la Res IGJ (G) 7/05.
iv) Si de la autorización surgiere un remplazo de libros rubricados deberá acreditarse la presentación correspondiente al artículo 284 de la Res IGJ (G) 7/05 por trámite individual.

   ARCHIVO EN MEDIOS OPTICOS:

i)  Denominación del registro,
ii)  Número de CD para cada uno de los registros en cada mes (original y backups),
iii) Número interno y externo para cada registro en cada mes (original y backups),
iv) Fojas registradas en cada uno de los registros detallados por mes,
v)  Datos de registro en que estos últimos fueron transcriptos.
vi) Si de la autorización surgiere un remplazo de libros rubricados deberá acreditarse la presentación correspondiente al artículo 284 de la Res IGJ (G) 7/05 por trámite individual.

• Información bianual de actualización técnica

PRESENTACIÓN: cada dos años a partir del primer vencimiento del art. 287 apartado I.-

A) Se obtiene desde esta página web, ingresando en «Formularios» y seleccionando el trámite «Informe bianual de actualización técnica».

B) Nota de presentación. El representante legal y/o funcionario con poder suficiente cuya firma s encuentre legalizada notarialmente en cuanto a la firma y al cargo en la sociedad. Indicará periodo bianual por el cual efectúa la presentación.

C) Informe de un profesional técnico en informática y/o Contador Público cuya firma se encuentre legalizada por la superintendencia de la matrícula. Del mismo surgirá si el sistema es obsoleto o no, en caso afirmativo se indicará a partir de qué fecha se ha detectado tal situación. Asimismo deberá incluirse un nuevo proyecto y por lo tanto deberá solicitar nueva autorización.

D) Se acompañará copia de las Autorizaciones vigentes para el periodo.

• Discontinuidad de libros rubricados

Plazo de comunicación: Dentro de los 10 (diez) días siguientes a la obtención de la autorización para el empleo de medios previstos en el artículo 61 LSC y artículos 280 y concordantes dela RG7/05 IGJ.

A) Si se presenta dentro del plazo previsto, no se requiere la presentación de formulario. Formulario, mientras que pasado los 10 días, se deberá acompañar un formulario que se obtiene desde esta página web, ingresando en «Formularios» y seleccionando el trámite «Discontinuidad de libros rubricados».

B)     Deberá presentarse la documentación detallada en alguna de las opciones señaladas en ítem a o ítem b:

1. Copia  certificada de la/s foja/s donde conste la nota de discontinuación correspondiente, suscripta por representante legal y el síndico, si lo hubiere.
2. Copia de acta de constatación notarial efectuada a requerimiento del representante legal o síndico.

En ambos casos, las firmas del representante legal y síndico deberán estar certificadas notarialmente.

C) Copia de la autorización para el empleo de medios mecánicos, ópticos o similares previstos en el artículo 61 LSC otorgada por este organismo.

• Adecuación de sociedad extranjera a la ley argentina- libros rubricados

(Aplicable a las sociedades por acciones comprendidas en el artículo 299 dela LSC)

Plazo para la presentación: Dentro de los 90 días de inscripta.

A) Formulario.

B) Certificación de contador público independiente, conteniendo el detalle de libros rubricados y registros autorizados e indicando folios donde estén transcriptos el balance de regularización e informe previstos en los incisos 2 y 3, respectivamente, del artículo 239 dela RG7/05 IGJ.

C) Acta notarial que acredite el depósito en la sede social inscripta de:

a) los libros y documentación social correspondientes a la actuación social anterior a la fecha de la escritura pública de regularización y adecuación (debe incluir los de las agencias, sucursales o representaciones permanentes inscriptas en territorio nacional). Al realizarse el depósito deberá insertarse en el último folio utilizado de los libros, nota de discontinuación suscripta por el escribano público interviniente o por el representante legal y en su caso, el órgano de fiscalización de la sociedad. Deberá dejarse constancia en el acta.

b) La traducción, si correspondiere, de dichos libros y en su caso. La de los medios o soportes magnéticos, efectuada por traductor público matriculado, con su firma legalizada por la autoridad de superintendencia de su matrícula.

c) Hojas móviles. Si la sociedad ha llevado registros en hojas móviles o medios similares deberá constar:                   i.    Su encuadernación;

ii.- Existencia de nota firmada por representante legal y órgano de fiscalización de la sociedad, en caso de corresponder, en la última de dichas fojas indicando cantidad de las mismas que se hayan utilizado.

d) Medios o soportes magnéticos: El acta dará cuenta respecto a si la sociedad ha empleado medios o soportes magnéticos y de que se extrae copia de los mismos que queda depositada por ante el escribano público interviniente.

e) Indisponibilidad de los libros:

i.- Si al tiempo del depósito la sociedad no cuenta con los libros por haber sido desposeída por la acción de un tercero, el acta deberá mencionar a éste y dejar constancia precisa de que se le efectuaron las intimaciones y/o iniciaron las acciones judiciales pertinentes para su recupero. Deberá indicarse respecto a dichas acciones, sus datos, radicación y estado.

ii.- Deberá dejarse constancia si los libros se hallan depositados ante autoridad competente.

Fuente: Inspección General de Justicia

Para más información ingresar a http://www.jus.gob.ar/igj.aspx